Share Team Support

Tijd en échte vrijheid kun je kopen


Je springt om 6 uur je bed uit en doet snel je oefeningen.  

Vlug douchen.

Aankleden.

Snel ontbijten en gaan.  

Tijd is kostbaar dus die wil je zo goed mogelijk besteden.


Jij weet dat.

Maar toch...

In a split second lap je alles wat je over timemanagement hebt geleerd aan je laars.

Ondanks de goeie training die je daarover hebt gevolgd.

Je werpt een blik op de mooie planner die je hebt gekocht en ziet de bui al hangen.

Je belooft jezelf (weer) dat jij je echt aan de planning zal houden.

Vervolgens duik je vol energie de waan van de dag in.  

En heb je het de hele dag lekker druk.


Vragen van je teamleden beantwoorden.

Uitleg geven aan je nieuwe Virtual assistant

Checken of alle taken die het team zou moeten doen ook gedaan zijn.

De tekst voor de nieuwe salespagina schrijven en ook maar meteen de hele pagina zelf maken want nu je toch bezig bent...

Emails beantwoorden. Mennn, wat zijn er dat veel. En er komen best veel dezelfde vragen binnen.

Ok, en door.


Aan de slag met klanten.

Snel nog even tussendoor een post voor op social media maken.

En dan ook maar zelf posten, gaat net zo snel.

Leveranciers bellen.

En maar gelijk een nieuwe bestelling doen.

Weer een gesprek gepland met een klant.

Heerlijk de energie die je voelt als jij jouw klanten helpt.


Maar direct daarna over tot de orde van de dag.

Dus doei fijne energie.

Things to do.

Gesprek met een teamlid dat niet goed functioneert.

En niet vergeten aan het eind van de dag dat telefoontje te plegen.

Sh*t, het is al 17.00 uur.


Tijd maken voor het thuisfront.

Koken.

Eten.

Quality-time.

Nou ja, quality....


Herken je dat?

Dat je wel thuis bent, maar met je hoofd bij de dingen die je nog allemaal moet doen?

Dat je maar de helft van het gesprek met je kinderen meekrijgt?

Of dat je ze voor de zoveelste keer belooft dat je morgen echt meer tijd maakt om met ze te spelen omdat je nu nog even 1 ding moet afmaken?


Je had echt wel een aantal dingen van je takenlijst willen schrappen.

Of wat meer naar je team willen delegeren.

Maar het kwam er gewoon niet van.  

En nu heb je niet gedaan wat je van plan was om te doen.  

Herkenbaar?


De nummer 1 reden waarom de meeste ondernemers

zijn gaan ondernemen is vrijheid


En vrijheid is voor iedereen weer anders.

De ene ondernemer wil business doen vanuit een hangmat.

De andere ondernemer wil meer tijd kunnen spenderen met gezin, familie en vrienden.

En weer andere ondernemers willen meer tijd om AAN hun bedrijf te werken zodat ze doen wat ze moeten doen en genoeg tijd hebben voor andere dingen.  


Groeifases in een bedrijf:
In mijn vorige blog vertelde ik over de 7 groeifases die een bedrijf kan hebben.  

  1. 1. Pionier-fase
  2. 2. Organisatie-fase
  3. 3. Management-fase
  4. 4. Delegeer-fase
  5. 5. Optimalisatie-fase
  6. 6. Flow-fase
  7. 7. Multiply-fase  

In fase 3 gaat het bedrijf uitbesteden. Ondernemers gaven mij 5 redenen waarom ze in de 3e fase blijven hangen.



Waarom jij het drukker hebt dan jouw teamleden,

heeft niks te maken met timemanagement


Jij hebt het druk omdat jij in fase 3 blijft hangen, te veel zelf blijft managen en te weinig delegeert naar jouw teamleden.




Stel je eens voor...

Je begint jouw werkdag met tijd voor jezelf.  

Tijd om AAN jouw bedrijf te werken.

Tijd om strategisch na te denken over jouw bedrijf.

Tijd om jouw diensten te verbeteren en klanten jouw beste versie te geven.

Tijd om goede content te schrijven.


En stel je dan ook eens voor dat je maar 1 aanspreekpunt hebt in jouw virtueel team.  

En dat je alles kwijt kan bij die ene persoon.

Die vervolgens zorgt dat alles uitgezet wordt binnen het team en dat alles door het team opgepakt en afgehandeld wordt.


Stel je ook eens voor dat je op tijd klaar bent met werken.

Echt klaar bedoel ik dan.

Dan je thuis bent en met 100% aandacht naar je partner en kinderen luistert.  

Zonder ook maar 1 seconde aan werk te denken.


Of stel je eens voor dat je een idee hebt dat maanden op de plank ligt.

Dat jij dit bespreekt met die ene persoon.

En binnen een mum van tijd staat deze nieuwe dienst in de markt.  

Terwijl jij bezig was met de inhoud van deze nieuwe dienst en met jouw klanten, heeft jouw team alles gedaan wat nodig was om jouw idee om te zetten in daadwerkelijke acties.  


Sprookjes bestaan niet


Nee, inderdaad sprookjes bestaan niet. Je moet je eigen ideaalbeeld creëren. Dat kan door leiderschap te tonen. Door het managen van alles binnen jouw bedrijf los te laten en een goede leider van jouw bedrijf en van jouw virtueel team te zijn.   


Of dat makkelijk is? Nee.


Begin met 1 belangrijke stap:
Vaak ontbreekt er een hele belangrijke schakel in een virtueel team: een rechterhand.  

Iemand die op strategisch niveau met je meedenkt, op tactisch niveau de dingen binnen het bedrijf kan managen en operationele taken delegeert naar het virtuele team. 1 aanspreekpunt.


Deze rechterhand komt overigens pas in beeld in fase 4: de delegeer-fase. Dit is de fase waarin jij als ondernemer meer gaat delegeren en meer ruimte krijgt om AAN jouw bedrijf te werken.  






Verschillende versies:
Sinds de opkomst van virtuele teams zijn er in de laatste jaren verschillende versies van zo’n rechterhand ontstaan. Hieronder lees je over de meest gehoorde versies met voor- en nadelen:

1.Een virtual assistant (VA) werkt met een ondernemer en wordt na een tijdje vanzelf de rechterhand in datzelfde bedrijf.

Voordeel:  
De VA kent het bedrijf al.

Nadelen:  
De VA heeft geen kennis van virtueel teammanagement en is onvoldoende in staat om op strategisch én tactisch niveau te werken. Hierdoor moet de ondernemer nog steeds veel zelf managen.  

De VA blijft ook in de nieuwe rol als rechterhand uitvoerende taken doen, waardoor hij of zij nooit volledig in de rol van rechterhand kan stappen.


2. Men huurt een officemanager of managementassistent (vaak in loondienst) in die het Virtueel Business team moet aansturen.  

Voordeel:
De officemanager of managementassistent in loondienst heb je altijd tot je beschikking.  

Nadelen:
De officemanager of managementassistent heeft te weinig kennis van online business/online marketing waardoor hij of zij uiteindelijk geen goede sparringpartner blijkt te zijn.  

De Officemanager of managementassistent heeft geen of te weinig kennis van het werken in een Virtueel Business Team en het aansturen van zo’n team, waardoor de ondernemer het druk blijft houden en niet toekomt aan dingen die gedaan moeten worden.


3.Men huurt een Online Business Manager in die het vak is ingerold zonder opleiding.

Voordeel:  
Heeft kennis van online business omdat hij of zij zelf als virtual assistant begonnen is en is doorgegroeid naar Online Business Manager.


Nadelen:
De Online Business Manager heeft te weinig kennis van teammanagement en het werken op strategisch én tactisch niveau, waardoor de ondernemer het nog steeds druk heeft met het aansturen van teamleden.

De Online Business Manager blijft uitvoerende werkzaamheden doen, waardoor hij of zij niet volledig in de rol van online business manager stapt.  


4.De ondernemer gaat samenwerken met een Virtueel Business Manager/Online Business Manager die daarvoor een opleiding heeft gevolgd.

Voordelen:
Een Virtueel Business Manager kan de zaken in het hele bedrijf managen, inclusief het team, waardoor de ondernemer meer tijd over heeft.
Een Virtueel Business Manager is een goede strategische sparringpartner.

Een Virtueel Business Manager zorgt ervoor dat de ondernemer AAN het bedrijf kan werken.  

Een Virtueel Business Manager zorgt voor structuur binnen het hele bedrijf.  


Nadelen:
Bij een verkeerde of te snelle match werkt de samenwerking niet.  

Als De Virtueel Business Manager het toch leuk vindt om af en toe nog uitvoerende werkzaamheden op operationeel niveau te doen, bestaat de kans dat hij of zij terugvalt in de rol van virtual assistant.  


Nee, het is niet makkelijk

In de praktijk blijkt dat het vinden van een rechterhand in je bedrijf niet makkelijk is.

  1. 1. Je weet niet waar je een rechterhand moet zoeken.
  2. 2. Je weet niet precies wanneer iemand een A-speler is.
  3. 3. Je weet niet precies wat een rechterhand allemaal zou kunnen doen.
  4. 4. Je hebt het idee dat een rechterhand je kapitalen kost.


#1 Je weet niet waar je een rechterhand moet zoeken.
Je kunt een oproep kunnen op social media waarin je duidelijk vermeld wie je zoekt en wat de taken zijn. Vermeld expliciet dat het kunnen aansturen van een team een vereiste is. Dit omdat je anders zelf nog steeds de mensen moet blijven aansturen en dat geeft jou niet de échte vrijheid die jij wil.  

Je kunt de hele werving en selectie ook uit handen geven, waarbij er 1 of meerdere kandidaten worden voorgesteld waar jij 1 of meerdere gesprekken mee hebt.  

In beide gevallen is het belangrijk dat je uiteindelijk met iemand gaat werken die past bij jou, bij jouw bedrijf, bij de overige teamleden en bij de plannen van jouw bedrijf.  


#2 Je weet niet precies wanneer iemand een A-speler is.
Het is belangrijk om in het eerste gesprek een aantal goede vragen te stellen. Vragen waardoor je goed inzicht krijgt in hoe iemand is, hoe iemand werkt, hoe integer iemand is, of iemand een team aan kan sturen, of iemand strategisch genoeg denkt enzovoorts.  

Je herkent een A-speler in een Virtueel Business Manager als deze op een hoog strategisch level met jou over je business kan praten. Als deze niet praat over klanten maar over het resultaat dat behaald is tijdens het werken met deze klanten. Je herkent een A-speler ook als deze laat blijken een team te kunnen managen ook in lastige situaties. Zo zijn er nog een aantal zaken typerend voor een A-speler. In mijn vorige blog schreef ik er kort over. In een volgend blog zal ik schrijven over A-spelers, B-spelers en C-spelers.  


#3 Je weet niet precies wat een rechterhand allemaal zou kunnen doen.
Kort gezegd: een Virtueel Business Manager is jouw strategische sparringpartner. Zij of hij zet strategie om naar operationele taken en delegeert deze taken naar het team, bewaakt deadlines, zorgt voor structuur binnen het bedrijf, zorgt ervoor dat processen zo kort en zo goed mogelijk verlopen en vertaalt statistieken in strategie- en marketingacties. Zij of hij is projectmanager, teammanager, operationeel manager & strategiemanager in 1.  


#4 Je hebt het idee dat een rechterhand je kapitalen kost.
Zolang je uitbesteden ziet als kosten en niet als investering, blijf je in fase 3 hangen.  


Ja, voor een Virtueel Business Manager betaal je veel meer dan voor een virtual assistant. Net zoals in de corporate wereld een manager meer verdient dan een medewerker. Een goede Virtueel Business Manager denkt én werkt op strategisch en tactisch level, dus raar is het niet.  


Twijfel je toch nog? Reken dan eens uit wat het kost als jij het allemaal zelf doet. Veel he? Yep, jouw uurloon als CEO van jouw bedrijf ligt vele malen hoger.  


3 linkerhanden maken nog geen rechterhand

-Eddie Boom-


Deze hoorde ik laatst tijdens een event. En het is 100% waar. Échte vrijheid krijg je door een rechterhand die jou precies aanvoelt, die jou kan lezen en schrijven, die snapt wat jij wil, die jouw missie en visie snel in zijn of haar DNA heeft zitten.  


Échte vrijheid kun je kopen.
Als je dat zo leest klinkt dat misschien raar, maar échte vrijheid kun je kopen.  

Hoe je dat dan gaat betalen?

In euro’s.

En in het tonen van leiderschap.  

Door dat te doen hoef je niet meer alles zelf te managen en bespaar je tijd en geld.  


Zoals ik eerder schreef heeft het feit dat jij het drukker hebt dan jouw teamleden niks te maken met timemanagement, maar met leiderschap pakken. Virtueel leiderschap als je teamleden hebt die op afstand werken.


Een team hoeft niet groot te zijn:
Begrijp me niet verkeerd: een Virtueel Business Team hoeft helemaal niet groot te zijn. Ik ken ondernemers met een Virtueel Business Team met 2 teamleden die miljoenen omzet draaien en flinke winst maken. Ik ken ook ondernemers met een Virtueel Business Team van 11 virtuele teamleden of groter die miljoenen omzet draaien en flinke winst maken. Het is afhankelijk van hoe jouw bedrijf is ingericht.  


Er is werk aan de winkel.  

Alleen dan krijg jij die échte vrijheid.  

Tijd en échte vrijheid kun je kopen.




4 tips bij het vinden van een rechterhand voor jouw bedrijf:

  1. 1. Wees duidelijk in wie je zoekt.
  2. 2. Wees kritisch bij het selecteren van de juiste kandidaten.
  3. 3. Een goede voorbereiding is het halve werk. Bedenk goede vragen die je kunt stellen tijdens het gesprek.
  4. 4. Kies kritisch en niet alleen op basis van de taken.  


Neem gerust contact met me opals jij hulp nodig hebt bij het vinden van een Virtueel Business Manager of hulp bij het leiden van jouw team of als je even wil sparren over waar jij tegenaan loopt.




Over de schrijver:

Angelique Piternella

Angélique adviseert ervaren ondernemers bij het leiden van een Virtueel Business Team. Virtueel leiderschap.

In haar andere bedrijf verzorgt zij, samen met co-trainers, de opleiding tot Virtueel Business Manager en is zij oprichter van de Business Club voor Virtueel Business Managers Nederland.