Share Team Support

Virtueel leiderschap: ondernemers hebben geen ballen!


Veel ondernemers hebben geen ballen en bereiken nooit de vrijheid die ze willen bereiken.
Ondernemen en toch veel meer tijd met gezin, familie en vrienden doorbrengen? Veel vrijheid hebben omdat je een virtueel team hebt dat werk uit handen neemt? Een virtueel dreamteam? Het lijkt allemaal makkelijker dan het in werkelijkheid gaat. In de meeste gevallen ontbreekt virtueel leiderschap: het leiden van een team van mensen die op afstand werken.  


In dit artikel laat ik je 5 redenen zien waarom veel ondernemers nog steeds heel veel zelf doen. Ik laat je zien waarom A-spelers in je team belangrijk zijn en wat virtueel leiderschap kan opleveren.  


Bijna iedereen die voor het ondernemerschap kiest, wil uiteindelijk meer vrijheid. Maar zeg eens eerlijk: voel jij je ook echt vrij? Echt? We willen vaak te snel, zonder alle acties uit te voeren die nodig zijn. Ondernemerschap is vallen, opstaan, vallen, vallen, vallen en weer opstaan.  


Groeifases

Elk bedrijf doorloopt een aantal groeifases:  


#1
In de eerste fase, de pionier-fase, ben je net gestart en doe je alles zelf. Je maakt je ideale klant scherp, je diensten & bedenkt de strategie voor je bedrijf. Van virtueel leiderschap is hier nog helemaal geen sprake.  


#2
In de tweede fase, de organisatie-fase, heb je verschillende petten op. Je bent niet alleen CEO maar ook marketingmedewerker, salesmedewerker, HR-medewerker, boekhouder, enzovoorts en in deze fase worden verschillende processen zichtbaar. Ook hier is virtueel leiderschap nog niet aan de orde.  


#3
In de derde fase, de management-fase, is er ruimte om te gaan uitbesteden en stap voor stap een team te bouwen. Eerst 1 persoon, daarna nog 1 en uiteindelijk ontstaat er een team van toppers om je heen. In deze fase wordt virtueel leiderschap niet of niet genoeg toegepast waardoor je nog niet echt vrijheid ervaart, maar eerder het gevoel hebt dat je alleen maar bezig bent van managen van de teamleden.  


#4
In de vierde fase, de delegeer-fase, ga je pas de échte vrijheid ervaren. Dit omdat je, in tegenstelling tot fase 3, meer en beter gaat delegeren naar je rechterhand. Dé persoon die op strategisch en tactisch niveau met jou werkt én de uitvoerende taken delegeert naar de rest van het team. In deze fase heb je 1 aanspreekpunt en hoef je zelf niet meer alles te managen. Hierdoor kun je echt AAN je bedrijf werken. Virtueel leiderschap staat in deze fase bovenaan. Je gaat je team leiden in plaats van managen. Dat is een proces.  


#5
De vijfde fase, de optimalisatie-fase, staat in het teken van het optimaliseren van je bedrijf op alle vlakken. Je diensten, de processen, marketing, sales, het team, de cultuur binnen het bedrijf en alles wat nog meer verbeterd kan worden. In deze fase is goed virtueel leiderschap nodig om alles goed te kunnen optimaliseren met de toekomstplannen van je bedrijf in het achterhoofd.  


#6
In de zesde fase, de flow-fase, doe je er alles aan om in deze flow te blijven. Het bedrijf loopt erg goed en het is belangrijk dat zowel jij als je teamleden zich in deze fase blijven ontwikkelen om zo ook deze flow te kunnen houden.  Ook als het gaat over virtueel leiderschap is het goed om je steeds te blijven ontwikkelen.  


#7
In de zevende fase, de multiply-fase, bekijk je welke mogelijkheden er nog meer zijn om uit te breiden. Dit kan betekenen dat er meer filialen komen of dat er een nieuw bedrijf gestart wordt of dat je op een andere manier nog verder gaat uitbreiden.   


Vanaf de derde fase gaat het vaak mis. Veel ondernemers blijven in fase 2 en gaan niet uitbesteden. De ondernemers die wel een team gaan bouwen blijven vaak alles zelf managen. Dit kost enorm veel tijd en zorgt ervoor dat jij als ondernemer het erg druk hebt maar niet toekomt aan wat jij zelf moet doen. In veel gevallen ben je niet alleen CEO maar ook de beste assistant in je bedrijf.  

Een team hoeft overigens helemaal niet groot te zijn. Dat is afhankelijk van hoe jij je bedrijf hebt ingericht. Ik ken succesvolle ondernemers met een virtueel team van 2 personen, maar ook met middelgrote of grote virtuele teams.  


Ondernemers gaven mij als meest voorkomende redenen:  

1.     Niet willen investeren in het uitbesteden van taken die ze zelf ook kunnen doen  

2.     Niet kunnen loslaten  

3.     De controle willen houden  

4.     Niet allemaal A-spelers in het team  

5.     Leiderschap ontbreekt  



Het uitbesteden van taken wordt gezien als kostenpost in plaats van een investering



Geld is vaak de reden waarom je als ondernemer geen taken wil uitbesteden. Veel ondernemers geven aan het beter zelf te kunnen doen en tijd te besparen doordat ze niet hoeven uit te leggen wat er moet gebeuren en hoe dit gedaan moet worden. Ze geven ook aan geld te besparen door het zelf te doen.  

Ondernemers die wel taken uitbesteden weten inmiddels dat dit juist niet zo is. Want jouw uurloon vermenigvuldigd met de tijd dat jij met een taak bezig bent, is vele malen meer dan het uurloon van een expert die de taak in vele kortere tijd gedaan kan hebben.  

Tijdbesparing? Nee.

Besparing in geld? Nee.


Er wordt nog vaak gedacht dat je iemand voor 40 uur per week moet aannemen. Dat is niet zo. Steeds meer ondernemers hebben de weg gevonden naar het inhuren van een Virtual assistant (VA). Dit is een zelfstandig professional die op afstand werkt. Niet per definitie in het buitenland zoals vaak gedacht wordt, maar vanuit huis of een kantoor ergens in Nederland of in het buitenland.  


De belangrijkste voordelen van het inhuren van een VA in plaats van iemand in loondienst aannemen zijn:  

·       Je hoeft niet te zorgen voor een werkplek voor je teamleden.  

·       Je betaalt voor het aantal uren dat nodig is.  

·       Inhuren van een VA kan al vanaf een paar uur per week.  

·       Je betaalt geen 13e maand, vakantiegeld of kosten bij ziekte.  

·       Je zit niet aan iemand vast en kunt de samenwerking op elk moment beëindigen.  


Return on investment  

Nog veel te vaak wordt het inhuren van teamleden als kostenpost gezien.  Maar wat nou als je niet alleen gaat kijken naar wat een virtueel team kost, maar naar wat het team oplevert en of dit bijdraagt aan de groei van jouw bedrijf.


Return on investment (ROI) in de vorm van:  

·       Meer omzet  

·       Meer tijd  

·       Versimpeling van de bedrijfsprocessen

·       Focus  

·       High Performance  

Als je return on investment hoger dan 0 ligt, dan draagt het zeker bij aan de groei van jouw bedrijf. Een ROI onder de nul vraagt om verbetering van een aantal zaken.  


Vanaf de 4e fase, de delegeerfase, ervaren ondernemers het gevoel van échte vrijheid. Ondernemers in deze fase maken de stap van virtueel team naar een virtueel business team.  Hier ga je als ondernemer het managen volledig loslaten en ga je aan de slag met virtueel leiderschap.


Virtueel Business Team
Niet elk virtueel team is een Virtueel Business Team. Een Virtueel Business Team is het team van de ondernemer en bestaat uit een Virtueel Business Manager, de rechterhand van de ondernemer, en een aantal teamleden. Dit kunnen virtual assistants zijn maar ook andere strategische experts. Het gaat hier om freelance experts die een langdurige samenwerking aangaan. Deze teamleden hebben meerdere opdrachtgevers.   


Een Virtueel Business Manager voert werkzaamheden op strategisch en tactisch niveau uit. Een Virtueel Business Manager zorgt niet alleen voor structuur en dat alle processen op orde zijn, maar is ook verantwoordelijk voor het managen van alles binnen het team. Een Virtueel Business Manager voert zelf geen taken op operationeel niveau uit.  

Een Virtueel Business Manager is ook de strategisch sparringpartner van de opdrachtgever. Het gaat hier om strategisch meedenken over het grotere geheel om het bedrijf verder te laten groeien.

Bij de overige teamleden ligt de focus op het uitvoeren van de werkzaamheden op operationeel niveau. Zij zijn de echte doeners binnen een Virtueel Business Team en worden ingehuurd vanwege hun specifieke expertise. Dat ene ding waar ze in gespecialiseerd zijn. Zij denken op strategisch niveau mee.


virtueel leiderschap: ondernemers hebben geen ballen!


Een ondernemer met een Virtueel Business Team en een Virtueel business Manager als rechterhand, kan hierdoor echt op strategisch niveau AAN het bedrijf werken en doen wat hij of zij echt moet doen. Dit bespaart kosten omdat het duurder is dan wanneer jij als ondernemer deze taken zelf moet doen.  

Dit levert opbrengsten op omdat de ondernemer bezig kan zijn met klanten en het aantrekken van potentiële klanten. Deze omzet verhogende taken zijn voor jou als ondernemer. Alle overige taken kunnen gedelegeerd worden naar het team.  

Het managen van alle uitvoerende taken is voor jouw rechterhand, de virtueel business manager.  Virtueel leiderschap blijft voor jou als ondernemer.  



Loslaten is het meest moeilijke in het ondernemerschap



Veel ondernemers vinden uitbesteden moeilijk en andere ondernemers blijven, ondanks dat ze een team hebben, toch nog alles zelf managen. Dit omdat loslaten echt heel moeilijk is. Sterker nog: het is het meest moeilijke in het ondernemerschap.
Dat is ook vrij logisch als je zelf je bedrijf hebt opgezet met bloed, zweet en tranen. Maar geen enkele succesvolle ondernemer is succesvol geworden door alles zelf te blijven doen.




Tijd is kostbaar
Jouw tijd is waardevol. Door alles zelf te blijven doen of alles zelf te blijven managen waardeer je jouw tijd niet genoeg. Als jij jouw tijd niet waardeert, waarom zouden je klanten jouw tijd dan wel waarderen?
Om los te laten en om jezelf tijd te gunnen heb je ballen nodig.



Het barst van de controle freaks



Loslaten van taken betekent ook loslaten van de controle. Veel ondernemers geven aan controle freaks te zijn. De drang naar controle is groot, met name als er eerder iets fout is gegaan. Dan heb je als ondernemer de neiging het alsnog zelf op te pakken.  

Om de controle los te laten heb je ballen nodig.



  C-players make A-players B-players



Een Virtueel Business Team begint met de meest geschikte mensen voor in dat team.  A-spelers. Vaak blijkt gaandeweg de groei van een bedrijf, dat niet alle teamleden A-spelers zijn.  

Ook niet elke ondernemer is een A-leider.  A-players don’t work for B-leaders


De leiderschapsrol wordt vaak vergeten of niet serieus genoeg opgepakt.  Maar eerst even terug naar de teamleden. Vaak is het zo dat in eerste instantie iemand wordt ingehuurd op basis van de klus die op dat moment gedaan moet worden. En snel ook. Meestal wordt iemand ingehuurd op het moment dat de nood het hoogst is. Met als gevolg dat er te snel iemand wordt ingehuurd die de klus overigens prima kan klaren. Maar bij verdere groei van het bedrijf blijkt vaak dat dit teamlid niet mee kan groeien. Dat ligt niet per definitie aan de kwaliteit van het werk. Maar niet iedereen heeft de ambitie om verder te groeien en strategisch mee te denken.  


Ook maken veel ondernemers de fout om op bovenstaande manier verschillende teamleden in te huren, die vervolgens los van elkaar werken en het werk niet op elkaar afstemmen. De grootste reden hiervan is vaak dat de ondernemer zelf alles wil managen en 1 op 1 opdrachten delegeert aan elk teamlid. Virtueel leiderschap ontbreekt.


Ik geloof dat er een effectievere manier is om teamleden in te huren. Het gaat er niet alleen om dat iemand een taak heel goed kan uitoefenen. Het gaat er o.a. ook om dat een teamlid kan samenwerken met anderen, het grotere geheel kan zien, zich kan verplaatsen in de missie en visie van de ondernemer.  

Het is dan ook belangrijk om niet alleen te kijken of iemand capabel is om een bepaalde taak goed te kunnen uitvoeren, maar vooral ook of de persoon past bij de ondernemer en bij het bedrijf en de plannen voor de toekomst.  

Dit zodat er niet alleen een team voor dat moment gebouwd kan worden, maar een future-proof virtueel business team met A-spelers. Een team dat mee kan groeien met het bedrijf.



Eigenschappen van A-spelers:

De capaciteit van je team is 1 van de belangrijkste componenten in je bedrijf.  

A-spelers zorgen met jou voor de groei van jouw bedrijf. A-spelers hebben een aantal eigenschappen gemeen:

Ze hebben een ‘scorebord’ nodig. Ze willen weten hoe het bedrijf ervoor staat en welke richting het op gaat. Dit zodat ze weten wat er gedaan moet worden om hun performance omhoog te tillen. A-spelers kunnen het spel niet spelen als ze geen ‘scorebord’ hebben.


A-spelers willen dus meegenomen worden in de groei van het bedrijf zodat zij zichzelf ook constant kunnen verbeteren en kunnen gaan voor het gezamenlijke doel. A-spelers hebben een hoge behoefte om doelen te halen. Ze hoeven niet extern gemotiveerd te worden voor wat betreft het halen van de doelen of het goed en op tijd uitvoeren van hun taken. Ze willen slagen en doelen halen. Dat hebben ze in zich. Wat ze wel nodig hebben is uitdaging buiten hun comfortzone. Ze gaan deze challenge ook altijd aan.


A-spelers willen accountable gehouden worden op basis van de resultaten waar zij verantwoordelijk voor zijn.  


A-spelers hebben de skills om hun werk goed te doen en hebben alle kennis van de tools waar ze mee werken.  


A-spelers zijn te coachen. Ze denken graag na over vragen als: wat kan ik nog meer doen? Hoe kan het proces verbeterd worden? Wat moet ik doen om mezelf elke dag 1% te verbeteren?

A-spelers zien kansen en mogelijkheden. C-spelers zien alleen problemen.  


Om te werken met A-spelers in jouw virtueel business team moet je zelf ook altijd een A-leider zijn. Om een A-leider te zijn moet je ballen hebben.  



Als je jezelf niet kunt leiden, kun je anderen ook niet leiden



Als je een goede leider van je bedrijf en van je virtueel business team wil zijn, dan moet je eerst jezelf kunnen leiden en altijd zelf het goede voorbeeld geven.  

Wil je A-spelers in je virtueel business team? Zorg dan dat je zelf ook een A-speler bent.

Ben jij een pleaser? Grote kans dat jij jouw teamleden gaat pleasen en dingen uiteindelijk niet gaan zoals jij dat zou willen.

Commitment is een keuze. Durf jij daar niet voor te kiezen, dan doen jouw teamleden dat ook niet.  

Kun jij geen richting geven, dan gaan jouw teamleden ‘fladderen’.  

Wil jij dat jouw teamleden zich aan de deadlines houden? Lever zelf dan ook alles op tijd aan.

Om jezelf te kunnen leiden en om te leren hoe je een virtueel business team op een manier kunt leiden die bij jou past, moet je ballen hebben.  



Leidinggeven aan een team van mensen die op afstand werken brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Maar zonder leiderschap komt er niks in beweging.  

Ben jij ondernemer en heb jij (of wil jij) een virtueel team, dan is het goed om stil te staan bij de volgende vragen:

-Wie wil ik zijn als leider van mijn team?

-Welke taken doe ik maar zou ik niet zelf moeten doen?

-Heb ik allemaal A-spelers in mijn team?

-Wat zou ik doen als ik extra tijd heb om aaneengesloten AAN mijn bedrijf te werken zonder enige afleiding?

-Wat zou dat doen met mijn bedrijf?






Angelique Piternella - Virtueel Leiderschap



Over de schrijver:

Angelique Piternella

Angelique is strategisch adviseur virtueel leiderschap en helpt ondernemers bij het bouwen en leiden van een virtueel business team.
Ook helpt zij A-spelers die willen werken in een virtueel business team. Zelf werkt zij ook met zo'n team en heeft daardoor de mogelijkheid om regelmatig vanuit het buitenland te werken.