Share Team Support

Werken met een virtueel team

Wat is een virtueel team?

Een virtueel team is een team van mensen die op afstand werken. Deze teamleden hoeven niet per definitie in het buitenland te zitten zoals vaak wordt gedacht. Ze werken vanuit huis of vanuit een kantoor of flexwerkplek ergens in Nederland of in het buitenland.  


Waarom zou je kiezen voor teamleden die op afstand werken?

Er is geen extra kantoorruimte nodig.  

Je betaalt geen reiskosten.  

Er vindt geen uitbetaling van vakantiegeld plaats.  

De kosten voor verzekeringen, ziekte enzovoorts zijn voor rekening van het teamlid.  

Je betaalt voor het werk dat gedaan is. Niet meer en niet minder.  


Wanneer schakel je een virtueel team in?

Er zijn een aantal redenen waarom het goed is om een virtueel team in te schakelen.  

Als je veel tijd kwijt bent met alles zelf managen en dit niet meer wil doen.

Als jij AAN je bedrijf wil werken in plaats van in je bedrijf.  

Als je een echte leider wil zijn van je bedrijf.

Als je deskundigheid nodig hebt. Mensen die beter zijn dan jij.

Als je strategisch nog verder wil groeien met je bedrijf.  

Als je die echte vrijheid wil waar elke ondernemer zo naar verlangt. Dit kan alleen maar met een team om je heen.


Welke werkzaamheden kun je uitbesteden aan leden van een virtueel team?

Er zijn echt heel veel taken die je aan de leden van een virtueel team kunt uitbesteden. Ik heb er een paar voor je op een rijtje gezet:

Salespagina maken

Opt-in pagina maken

Werkboeken maken

E-book maken

Online trainingsomgeving bouwen

Website bouwen

Website onderhoud

Plaatsen blogs op website en social media

Redigeren teksten website  

Schrijven van nieuwsbrieven

Maken van formulieren in huisstijl

Maken van invulbare PDF’s

Ondersteuning bij het maken van challenges

Editten van video’s

Ondertitelen van video’s

Ondersteuning bij het maken van podcasts

Beheer emailbox(en)

Beheer agenda en plannen afspraken

Aanmaken webinars

Ondersteuning tijdens webinars

Follow up na webinars

Beheer Autorespond

Beheer Mailchimp  

Beheer Activecampaign

E-mail funnels maken

Koppelen betaalsysteem aan e-mailsysteem

Contentkalender opstellen

Zoeken van foto’s voor social media en website

Maken van posts voor social media

Inplannen van posts op social media

Community management  

Facebookpagina

Facebook adverteren

Instagram profiel optimaliseren voor zakelijk gebruik

Instagram adverteren

Statistieken analyseren

Structureren

Processen vastleggen

Aansturen van het team (Managen. Het leiden blijft jouw taak)

Meedenken op strategisch niveau  

Planningen maken

En nog veel meer...



Wie zijn de teamleden in een virtueel business team?

Een virtueel team kan bestaan uit virtual assistants/virtueel professionals die gespecialiseerd zijn in een bepaalde expertise. Een virtual assistant is iemand die op afstand uitvoerende werkzaamheden verricht. Een virtual assistant is geen secretaresse. De werkzaamheden gaan verder dan de werkzaamheden van een secretaresse. Het woord assistant is dan ook in veel gevallen niet het juiste woord.


Daarnaast is er in een virtueel business team een rechterhand die op strategisch en tactisch niveau denkt en werkt én een team kan managen: een virtueel manager of virtueel business manager. Dit is géén virtual assistant, virtueel professional, online business expert of online business assistant. Deze rechterhand voert geen uitvoerende werkzaamheden uit op operationeel niveau.


En daarnaast werken in een virtueel business team strategische experts die gespecialiseerd zijn in een bepaald vakgebied.


Hoe krijg je de juiste mensen in je virtuele team?

Voor een zelfsturend én samenwerkend virtueel team zijn de juiste teamleden nodig.  

Topgrading is een methodiek die veel informatie geeft over top teamleden. Het is ontwikkeld door Brad Smart die jarenlang onderzoek heeft gedaan. Brad Smart noemt top teamleden A-spelers.  


Er is een verschil tussen A-spelers, B-spelers en C-spelers.  

De officiële betekenis van een A-speler is:


One who qualifies among the top 10 percent  
of those available for a position



Een A-speler zit in de top 10%

Een B-speler in de volgende 25%

Een C-speler onder de top 35%

Bron: D. Bradfort – Topgrading



Maar wat verstaan we nu precies onder A-spelers, B-spelers en C-spelers?

C-speler

Een C-speler is iemand die erg veel klaagt, over anderen praat, makkelijk de slachtofferrol pakt, vaak vanuit emotie communiceert, een laag gunfactor heeft, minder goede kwaliteit levert, iemand die veel energie kost.  
Maar C-spelers kunnen ook stagiaires zijn, die nog alles moeten leren en van wie je dus ook niet kunt verwachten dat ze meteen alles weten en topkwaliteit leveren.  


B-speler

Een B-speler is iemand die doet wat hij of zij moet doen. Dit ook goed doet, maar niet meer of minder. Een B-speler heeft meer moeite met zichtbaarheid, heeft wat moeite met zijn of haar kop boven het maaiveld uit te steken en heeft vaak veel diensten op zijn of haar website staan. B-spelers kunnen groeien naar A-speler. Een klein gedeelte is vaak een parel die nog uit de oester gehaald moet worden.  


A-speler

Een A-speler is gespecialiseerd in 1 of 2 taken en laat dat ook heel duidelijk zien, doet dat beetje meer, is zelfsturend, werkt discreet, denkt strategisch, denkt over het grotere geheel en niet alleen rondom zijn of haar taak, kan virtueel goed samenwerken met anderen en is zichtbaar. A-spelers worden meestal gevraagd door ervaren ondernemers.  


Hoe kom je aan een virtueel team?

Zelf een team samenstellen

Je kunt je eigen team samenstellen. Dit gebeurt vaak in de praktijk. Het begint met uitbesteden naar 1 virtueel professional, daarna nog 1 en zo groeit het team steeds verder.  




Voordelen van zelf een team samenstellen:

-De ondernemer heeft de regie.

-De teamleden passen bij de ondernemer.


Nadelen van zelf een team samenstellen:

-Het verwerken van de reacties en het voeren van de selectiegesprekken kost ontzettend veel tijd.  

-Teamleden worden vaak gekozen op het moment dat de nood het hoogst is.

-Teamleden passen wel bij de ondernemer maar niet bij elkaar, waardoor ze mogelijk wel zelfsturend zijn maar niet samenwerkend.

-Teamleden zijn niet per definitie A-spelers.

-De ondernemer blijft vaak alles zelf managen.


Kant en klaar virtueel team

Er zijn in Nederland enkele kant en klare virtuele teams. In België is er op het moment van schrijven 1 kant en klaar virtueel team.  

Kant en klare virtuele teams zijn gespecialiseerd. Kant en klare teams zijn niet per definitie allemaal virtueel business teams maar vaak projectteams.  




Voordelen van een kant en klaar virtueel team:
-Teamleden zijn al helemaal op elkaar ingespeeld.

-Een snelle start is daardoor mogelijk.

-Wordt vaak in eerste instantie ingezet als projectteam.


Nadelen van zo’n kant en klaar virtueel team:
-Er is geen one size fits all. Niet elk team past bij elke ondernemer.

-De ondernemer kan teamleden niet kiezen.

-Vaak blijft goed leiderschap achterwege.


Uitbesteden werving en selectie

Bij een bedrijf gespecialiseerd in de werving en selectie van virtuele teams kun je een virtueel team op maat laten samenstellen. Elke ondernemer is anders. Elke ondernemer heeft andere wensen en plannen. Een team op maat zorgt ervoor dat je A-spelers krijgt die helemaal bij je passen.



Voordelen van het uitbesteden van de werving en selectie:

-Een team op helemaal maat.

-Je krijgt een rechterhand die in staat is om een virtueel team aan te sturen én op strategisch niveau met je mee te denken.  

-Je krijgt een team met A-spelers.

-Je krijgt een team dat in staat is mee te groeien met jouw bedrijf.


Nadelen van het uitbesteden van de werving en selectie:

-Je betaalt een fee voor de analyse, werving en selectie.


Kun je een virtueel team combineren met een team van mensen in loondienst?

Jazeker kan dat. Zorg er wel voor dat dit 1 team gaat worden en dat het niet ten koste gaat van jouw leiderschap. Een team leiden is best lastig. Een virtueel team leiden vraagt extra aandacht qua communicatie.  

Afhankelijk van wat voor bedrijf je hebt, is het belangrijk dat je kijkt welke teamleden je in loondienst neemt en welke teamleden juist niet.  


Management

Management in een virtueel business team bestaat uit 3 niveaus:

Strategisch management:  
Het besturen van de aspecten die voor het voortbestaan van jouw bedrijf cruciaal zijn.


Tactisch management:  
Alle organiserende en structurerende taken die nodig zijn voor strategisch management.


Operationeel management:
Alle uitvoerende taken die ervoor zorgen dat strategisch- en tactisch management zo goed mogelijk verloopt.


Strategisch management is voor jou en je rechterhand werkt en denkt op dit niveau met je mee. Het is hier heel goed mogelijk dat je 1 of meer teamleden hebt die puur strategisch met je meedenken over bijvoorbeeld marketing en sales.  


Tactisch management is voor de virtueel manager.  Deze heeft een dubbelrol. Er zit niet nog een managementlaag tussen.


Operationeel management is voor jouw teamleden en betreffen alle uitvoerende taken.


Wat betekent dit in de praktijk?

Een voorbeeld:
Jij besluit dat je podcast wil gaan opnemen wil om zo meer potentiële klanten te inspireren. Jij besluit (eventueel samen met anderen het doel, de frequentie enzovoorts).


Jouw rechterhand bespreekt het idee met de teamleden zet alle uitvoerende taken uit naar de teamleden.  


De teamleden zorgen ervoor dat de audio op iTunes, Soundcloud en eventuele andere platforms terecht komt, dat de podcast op je website geplaatst wordt, dat er visuals worden gemaakt zodat de podcast op social media kan worden gepromoot met een stukje tekst en de podcast wordt meegenomen in de email-funnel. Een rechterhand is dus een belangrijke spil in jouw bedrijf.


Wat is belangrijk als het gaat om het werken met een virtueel team?

Zorg dat er middelen zijn om goed met elkaar te kunnen communiceren. Alles valt of staat met goede communicatie.  

Ook is het nodig dat het team weet welke richting jij als ondernemer op wil en wat jouw plannen zijn voor nu en in de toekomst. Het is belangrijk dat de teamleden worden meegenomen.

Zorg ervoor dat je geen groepje mensen hebt, maar een team dat gaat van samen werken naar samenwerken.  


Een goed virtueel team hoeft niet groot te zijn. Hoe groter het team hoe meer mensen je moet managen. En als je een rechterhand hebt die het team aanstuurt, moet je een rechterhand hebben die veel mensen kan managen en daarbij toch heel stevig in de rol van virtueel manager kan blijven staan.  

Ik ken ondernemers met een miljoenenbedrijf en een virtueel team bestaande uit 20 personen.
Ik ken ook ondernemers met een miljoenenbedrijf en een virtueel team bestaande uit 3 personen.

Het is geheel afhankelijk van hoe jij de processen binnen jouw bedrijf hebt versimpeld en hoe divers jouw aanbod is.  


Waarom het leiden van een virtueel team zo belangrijk is

In de praktijk is het verschil tussen een team leiden en managen vaak lastig. Omdat in een virtueel team de teamleden op afstand werken, ben je als ondernemer eerder geneigd om zaken zelf te managen, zelfs als je een virtueel manager hebt.

Het is goed om je bewust te zijn van het verschil tussen een team leiden en een team managen.

Leer om meer taken te delegeren. Zo blijf jij als ondernemer op strategisch niveau denken en werken.  

Een virtueel team leiden bestaat voor een groot gedeelte uit delegeren maar bestaat ook nog uit andere essentiële taken die van belang zijn.  


Het goed leiden van een team levert je het volgende op:

  • Je houdt gegarandeerd tijd over. Tijd die je kunt gebruiken voor andere dingen waar je niet aan toekomt. Maar ook meer tijd voor familie en vrienden en meer tijd om aan je (potentiële) klanten te besteden.  

  • Je kunt je beter focussen.
  •        
  • Je kunt echt loslaten.
  •        
  • Je hebt minder stress.

  • Je kunt ongestoord AAN je bedrijf werken en hoeft niet meer in je bedrijf te werken.

  • Je staat weer aan het stuur van het schip in plaats van dat je meegaat met de golven.  
  •       
  • Je team groeit naar een high performance team.
  •        
  • Je gaat meer omzet en meer winst maken.  
  •       
  • Je krijgt meer ruimte om na te denken.


Conclusie
Het werken met een virtueel team kan ervoor zorgen dat jij je als ondernemer volledig kunt richten op de strategische taken en zo AAN je bedrijf kunt blijven werken. Dat betekent dat een virtueel team met uiterste zorg samengesteld moet worden en dat goed nagedacht moet worden over welke rollen nodig zijn en welke A-spelers het beste kunnen worden geselecteerd.  

Daarnaast is goed virtueel leiderschap van essentieel belang. Dit levert jou en jouw bedrijf enorm veel op.